Primer paso en la implantación generalizada de la facturación electrónica: digitalización del empresariado español y mejora en el cumplimiento tributario como horizonte
El objeto de este nuevo real decreto es precisamente el de establecer la regulación de los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir los sistemas informáticos utilizados por quienes desarrollen actividades económicas, cuando soporten los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a su actividad, con el fin de que quede garantizada la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, con la información sobre todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios.
Veamos con más detalle el contenido último de sus previsiones.
¿A qué obligados tributarios resultan de aplicación?
A los siguientes obligados, siempre y cuando utilicen sistemas informáticos de facturación, y aunque solo los usen para una parte de su actividad:
-A los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, salvo que se trate de entidades totalmente exentas. Si se trata de sociedades que están exentas parcialmente, las nuevas previsiones sólo resultarán de aplicación a las operaciones que realicen y den lugar a rentas que estén sujetas y no exentas del Impuesto.
-A los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
-A los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
-A las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
Por el contrario, no se aplicarán a los empresarios, profesionales y otros sujetos pasivos del IVA que hayan optado por llevar sus libros registro a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
¿Qué operaciones determinan que los sistemas informáticos deban someterse a las nuevas previsiones?
Las nuevas normas resultarán de aplicación a los sistemas informáticos de facturación en relación con las operaciones correspondientes a la actividad de los obligados tributarios señalados en el apartado anterior, con las siguientes excepciones:
-A las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entiende cumplida mediante la expedición del recibo, en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del Impuesto sobre el Valor Añadido.
-A las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia -con la excepción de las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al Impuesto-.
-A las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del Impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos, y con la excepción de las entregas de activos fijos materiales y las transmisiones de activos fijos inmateriales.
-A las operaciones por las que no proceda emitir factura conforme a autorización del Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT -establecida con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales de ciertos sectores empresariales o profesionales, o empresas determinadas-.
-A determinadas entregas de energía eléctrica -según Disp. Adicional Tercera RD 1619/2012 (Obligaciones de facturación- y en los supuestos de expedición de factura por la Comisión Nacional de Energía en nombre y por cuenta de los distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes.-según Disp. Adicional Sexta de la misma norma-.
-A las operaciones documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.
No obstante, la propia norma prevé la posibilidad de que la persona titular del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, previa solicitud de la persona o entidad interesada, autorice la no aplicación de estas normas a sectores empresariales o profesionales o contribuyentes determinados, cuando quede justificado por sus prácticas comerciales o administrativas, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de sus actividades económicas, así como en relación con las operaciones respecto de las cuales se aprecien circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten dicho cumplimiento.
¿Qué sistemas informáticos deberán utilizar los empresarios y profesionales afectados?
La norma establece que dos son las posibilidades:
-Un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 58/2003 (LGT) y en el propio reglamento que comentamos.
-La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.
La norma también establece la posibilidad de que un mismo sistema informático se utilice para el cumplimiento de sus obligaciones por parte de diversos obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica, siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados y se cumplan los nuevos requisitos informáticos exigidos por separado para cada uno de los obligados tributarios.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación
Los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Además, el sistema informático deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados.
Así, el sistema informático deberá garantizar:
-La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.
Ello supone que cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados.
-La trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último.
-La conservación, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003 (LGT), así como la accesibilidad y legibilidad de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
En particular, señala la norma reglamentaria, el sistema informático deberá contar con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación generados por él, que deberán poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.
Finalmente, se establece una previsión importante: la de que en los sistemas informáticos deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial -téngase en cuenta la privacidad de ciertos datos, que también debe ser respetada en los supuestos que determina la ley-.
¿Cómo se realiza el alta de un registro de facturación?
Los sistemas informáticos de facturación deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, que incluirá la siguiente información:
-Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
-El número de identificación fiscal, nombre y apellidos, razón o denominación social completa de la persona o entidad destinataria de las operaciones, cuando sea obligatorio de acuerdo con lo previsto en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
-Indicación de si la factura ha sido expedida por la propia persona o entidad que realiza las operaciones, por sus destinatarios o por terceros.
-El número y, en su caso, serie de la factura.
-La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, o se haya recibido el pago anticipado -si la fecha del pago es distinta a la de expedición de la factura-.
-El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación de la tipología de factura expedida.
-Si la factura tiene la consideración de rectificativa, indicación de su tipo, características y, en particular, la identificación de las facturas rectificadas cuando sea preceptiva.
-Si la factura corresponde a una factura emitida en sustitución de facturas simplificadas expedidas con anterioridad, identificación de las facturas simplificadas sustituidas.
-La descripción general de las operaciones.
-El importe total de la factura.
-Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
-Indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del Impuesto sobre el Valor Añadido.
-La base imponible de las operaciones, el tipo o tipos impositivos aplicados, la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados, y la cuota del recargo de equivalencia.
Se informará además si la operación documentada ha sido realizada por un contribuyente al que le sea de aplicación el régimen simplificado o el régimen de recargo de equivalencia del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Si la operación que se documenta está exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido, se consignará el importe de la base imponible exenta e indicación de que está exenta o de la causa de exención.
Si la operación no se encuentra sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, se consignará el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
-Cuando no se trate del primer registro de facturación generado por el sistema informático, el número y, en su caso, la serie, así como la fecha de expedición de la factura que consta en el registro de facturación, de alta o de anulación, inmediatamente anterior, junto con parte de la huella o «hash» de dicho registro anterior.
-El código de identificación del sistema informático utilizado, así como otros datos referentes a dicho sistema informático que genera el registro de facturación de alta que, además de servir para identificar al mencionado sistema informático, permitan conocer las características del mismo y de su instalación, junto con los datos identificativos del productor del citado sistema informático.
-Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
-Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de alta.
Finalmente, se establece que todos los importes monetarios que consten en el registro de facturación de alta deberán expresarse en euros. Cuando la factura se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro tendrá que efectuarse en el registro la correspondiente conversión.
El sistema informático deberá añadir una huella o «hash» al registro de facturación de alta. Asimismo, el registro de facturación de alta deberá ser firmado electrónicamente.
¿Cómo debe registrarse la anulación de un registro de facturación?
La emisión errónea de una factura dará lugar a la generación de un registro de facturación de anulación que contendrá la siguiente información:
-Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a generar el registro de facturación de anulación.
-Indicación de si el registro de facturación de anulación ha sido generado por la propia persona o entidad que realiza las operaciones, por sus destinarios o por terceros.
-El número y, en su caso, serie de la factura correspondiente al registro de facturación de alta que se anule.
-La fecha de expedición de la factura correspondiente al registro de facturación de alta que se anule.
-Cuando no se trate del primer registro de facturación generado por el sistema informático, el número y, en su caso, la serie, así como la fecha de expedición de la factura que consta en el registro de facturación, de alta o de anulación, inmediatamente anterior, junto con parte de la huella o «hash» de dicho registro anterior.
-El código de identificación del sistema informático utilizado, así como otros datos referentes a dicho sistema informático que genera el registro de facturación de anulación que, además de servir para identificar al mencionado sistema informático, permitan conocer las características del mismo y de su instalación, junto con los datos identificativos del productor del citado sistema informático.
-Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de anulación.
-Características adicionales que permitan conocer las circunstancias de generación del registro de facturación de anulación.
Al igual que en el caso del registro de facturación de alta, el sistema informático deberá añadir al registro de facturación de anulación una huella o «hash». Además, el registro de anulación deberá ser firmado electrónicamente.
Nueva obligación: declaración responsable de los sistemas informáticos
La persona o entidad productora del sistema informático deberá certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el art. 29.2.j) Ley 58/2003 (LGT) -que garantiza la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación-, así como con lo dispuesto en el reglamento que comentamos en esta ocasión y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante orden ministerial en el futuro.
Se establece que la declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto.
Nuevas facultades de la Administración: verificación del cumplimiento de las obligaciones establecidas para los sistemas informáticos de facturación
Si bien con los requisitos, formalidades y límites establecidos por la Ley General Tributaria y por el Reglamento de las actuaciones y procedimientos de gestión e inspección tributaria, se habilita a la Administración tributaria para personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, pudiendo exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, siempre en formato legible, obteniendo, en su caso, el código de usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria.
También se establece que la Administración tributaria podrá requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados, que deberá ser suministrada en formato electrónico mediante soporte físico o mediante envío automático y seguro por medios electrónicos a su sede electrónica.
Finalmente, también se establece que la Administración tributaria podrá requerir de los productores o comercializadores de sistemas informáticos, la información necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos producidos o comercializados, que se establecen en el nuevo reglamento.
Sistemas de emisión de facturas verificables
Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán remitir voluntariamente a la AEAT por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos de manera automática segura.
Por su parte, los sistemas informáticos que, cumpliendo con todas las obligaciones que impone el reglamento que comentamos, sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados, tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU».
Los «Sistemas de emisión de facturas verificables» no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.
Se entenderá que un obligado tributario opta por un «Sistema de emisión de facturas verificables» por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Eso sí, la opción en el uso de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.
En el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle el reglamento que comentamos en esta ocasión, estará disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables.
Remisión de información por parte del receptor de la factura
El receptor de la factura, ya sea empresario o consumidor final, podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información de la misma a la AEAT facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, lo que puede realizarse con un dispositivo con capacidad para la lectura del código y de transmisión y recepción de datos, a través del canal que al efecto se pondrá a disposición.
Con esa información, la AEAT podrá ejercitar sus competencias para la aplicación de los tributos, si bien la remisión de información no tendrá la consideración de denuncia pública, señala finalmente la norma reglamentaria.
¿Cuándo será obligatoria la facturación mediante sistemas informáticos programados conforme a las nuevas normas?
A pesar de que la norma entró en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado -7 de diciembre de 2023-, los obligados tributarios que están obligados a utilizar sistemas informáticos con las características que se acaban de explicar, deberán tenerlos a disposición antes del 1 de julio de 2025.
Por su parte, los productores y comercializadores de los sistemas informáticos, en relación con sus actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente a las nuevas previsiones reglamentarias en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que se publique con la concreción de ciertos aspectos técnicos que necesitan de mayor detalle que el que se contiene en el reglamento que comentamos.
Eso sí, los sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.
Téngase en cuenta que estos plazos han sido posteriormente ampliados -ver comentarios relacionado-.
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