Avanzamos en la implantación de la facturación electrónica con la aprobación de una norma de nivel más detallado sobre las especificaciones que deben tener los programas informáticos de facturación que, aun así, y para no quedar obsoleta, se remite a un último trámite normativo, en sede de la AEAT, en el que se especificarán los detalles más técnicos y que, de nuevo, nos sitúa frente al horizonte temporal de 1 de julio de 2025 como fecha para la implantación definitiva de la facturación electrónica obligatoria
La Ley de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal -Ley 11/2021, de 9 de julio- introdujo en la Ley General Tributaria una nueva obligación tributaria formal, en relación a los productores, comercializadores y usuarios de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas.
El objetivo último de la previsión era impedir o dificultar la fabricación, producción, importación y tenencia de sistemas y programas informáticos que permitieran o facilitaran la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación o de gestión a la Administración tributaria.
No obstante, se remitía al desarrollo reglamentario posterior la aprobación de las concretas especificaciones técnicas que debían reunir dichos sistemas y programas, así como su certificación y los formatos estándar a utilizar.
Pues bien, ese desarrollo reglamentario llegó de la mano del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que detalló los requisitos que debían cumplir los sistemas con el fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación –ver comentario relacionado-, así como, respecto de las obligaciones de facturación, la inclusión en las facturas de un código “QR” en vez de la representación gráfica del contenido total o parcial de la misma, así como los términos en que debía incorporarse la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.
Finalmente, la Orden comentada tiene por objeto concretar y aprobar determinados aspectos y contenidos en relación con estas cuestiones que, no obstante, no se regulan con vocación de permanencia, dada la complejidad que plantea la multiplicidad de sistemas informáticos de facturación que se ofrecen en el mercado y la rápida evolución del desarrollo tecnológico aplicado a la gestión empresarial -justifica la norma-, lo que puede exigir una adaptación posterior.
Veamos con más detalle el contenido de la norma:
Características y requisitos de los sistemas informáticos de facturación
La Orden describe qué acciones debe poder realizar un sistema informático de facturación para que pueda considerarse que tiene capacidad de remisión de la información:
-Conectarse a Internet a fin de comunicarse con los servicios electrónicos que, para la remisión de la información, exponga la Agencia Estatal de Administración Tributaria en su sede electrónica.
-Gestionar certificados electrónicos. Los certificados electrónicos serán utilizados para autenticarse en la conexión con la Agencia Estatal de Administración Tributaria con la finalidad de remitir la información y, en su caso, generar la firma electrónica de los registros de facturación y de evento.
-Remitir los registros de facturación, con la estructura, formato y codificación requeridos, usando para ello protocolos seguros de comunicación. Esto incluye tanto el envío automatizado de los registros de facturación como, en su caso, el envío en respuesta a un requerimiento de información solicitado por la Administración.
-Recibir y procesar adecuadamente las respuestas generadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria ante los envíos realizados.
Asimismo, describe las características que, en todo caso, deben ser garantizadas por los sistemas informáticos considerados válidos para remitir dicha información:
–Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación. Para que queden garantizadas, los programas deberán cumplir los siguientes requisitos:
-Para cada registro de facturación que genere, el sistema informático deberá calcular su correspondiente huella o «hash».
-El sistema informático debe ser capaz de comprobar si la huella o «hash» de cualquier registro de facturación individual generado es correcta.
-También deberá ser capaz de comprobar si es correcta la firma electrónica de cualquier registro de facturación individual generado.
-Asimismo, deberá ser capaz de comprobar si es correcta toda o una determinada parte de la cadena de registros de facturación, al menos cuando se conserve en el propio sistema informático.
-Finalmente, cuando el sistema informático detecte cualquier tipo de circunstancia que impida garantizar o que vulnere o pueda vulnerar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación generados, o de su encadenamiento, deberá mostrar una alarma que no deberá desactivarse hasta que no se pueda volver a garantizar la integridad e inalterabilidad de los siguientes registros de facturación y su encadenamiento, y generar el correspondiente registro de evento que informe sobre el hecho detectado.
–Trazabilidad de los registros de facturación. Una cadena de registros de facturación es la secuencia de registros de facturación en donde cada uno de ellos contiene la referencia del registro de facturación cronológicamente anterior. Pues bien, la trazabilidad de los registros de facturación generados por el sistema informático, se garantizará cumpliendo los siguientes requisitos:
-Cada registro de facturación, de alta o de anulación, contendrá el siguiente conjunto de datos referido al registro de facturación -de alta o de anulación- inmediatamente anterior por orden cronológico de fecha de generación: NIF del obligado a expedir la factura correspondiente al registro de facturación inmediatamente anterior + Número de serie y número de la factura a que se refiere aquel registro + Fecha de expedición de la factura a la que se refiere + Los primeros 64 caracteres de la huella o «hash» del registro de facturación inmediatamente anterior.
-Todos los registros de facturación de un mismo obligado tributario generados por un mismo sistema informático deberán formar parte de la misma cadena.
-El sistema informático deberá incorporar a los registros de facturación la fecha y hora exactas del momento en que son generados, de acuerdo al territorio desde donde se expide la correspondiente factura. Asimismo, la fecha y hora de generación de cada registro de facturación deberá incluir el huso horario aplicado en el momento de la generación del registro.
-Deberá permitir realizar el seguimiento de la secuencia de la cadena de registros de facturación, tanto hacia delante como hacia atrás. Adicionalmente, el sistema informático podrá ofrecer el lanzamiento, periódico o bajo demanda, de un proceso de comprobación de toda o de parte de la cadena de registros de facturación.
-Cuando el sistema informático detecte cualquier tipo de circunstancia que impida garantizar o que vulnere o pueda vulnerar la trazabilidad y el encadenamiento de los registros de facturación generados, deberá lanzar una alarma.
–Conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación. El sistema informático deberá garantizar la conservación de todos los registros de facturación generados por él que se encuentren dentro del propio sistema informático, y deberá permitir el acceso a donde estos se conserven, así como su recuperación y consulta en formato electrónico legible por parte de la Administración tributaria.
Pero los registros de facturación también podrán ser conservados fuera del sistema informático que los generó. Para ello, este deberá permitir descargar, volcar o copiar y archivar de forma segura, mediante su exportación a un soporte de almacenamiento externo en formato electrónico legible, los registros de facturación generados en él. El resultado de la exportación deberá contener la copia fidedigna de todos los registros de facturación exportados.
De hecho, solo formando parte de un proceso de exportación correcto, los registros de facturación exportados podrán dejar de ser conservados por el sistema informático, en cuyo caso deberá avisar claramente de esta circunstancia, siempre y cuando ello no suponga el incumplimiento de ningún requisito reglamentario.
El proceso de exportación, señala la Orden, deberá ser independiente de la política de copias de seguridad de los datos que pudieran establecerse para el sistema informático.
En cualquier caso, el obligado tributario usuario del sistema informático deberá garantizar, durante el mismo plazo previsto para la conservación de las copias o matrices de las facturas expedidas, la conservación, accesibilidad y legibilidad de todos los registros de facturación generados correspondientes a las facturas expedidas por él, se encuentren o no en el sistema informático que los generó, e incluso cuando se haya cambiado de sistema informático.
–Registro de eventos. El sistema informático deberá ser capaz de detectar y registrar, al menos, los siguientes eventos:
-Inicio/fin del funcionamiento del sistema informático como «NO VERI*FACTU».
-Detección de anomalías en los registros de facturación; o en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de facturación; o en los registros de evento.
-Restauración de copia de seguridad, cuando esta se gestione desde el propio sistema informático de facturación.
-Exportación de registros de facturación y de eventos generados en un periodo.
Adicionalmente, el sistema informático deberá generar, por cada 6 horas que haya estado operativo y disponible para su uso, al menos, un registro resumen de los eventos sucedidos desde que se generó el registro resumen de eventos anterior, o bien desde el inicio de funcionamiento del sistema informático si no se hubiera generado aún ningún registro resumen de eventos anterior. El sistema informático también deberá generar un registro resumen de eventos antes de cerrarse o apagarse.
Los registros de evento deberán realizarse de tal forma que queden garantizadas sus características de integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación, accesibilidad y legibilidad, del mismo modo en que se exige para los registros de facturación.
Generación y contenido de los registros de facturación
Los sistemas informáticos deberán generar el registro de facturación (y de eventos) de alta/ y anulación de acuerdo a los siguientes requisitos: Formato XML. + Codificación UTF-8. + Estructura, contenido y formato según se describe en el Anexo de la Orden que se comenta.
La información con la que se generará la huella o «hash» se basará en el siguiente subconjunto de datos del registro de facturación o de evento, según corresponda:
-Para el registro de facturación de alta: NIF del emisor + Número de factura y serie + Fecha de expedición de la factura + Tipo de factura + Cuota total + Importe total + Huella del registro de facturación anterior + Fecha, hora y huso horario de generación del registro.
-Para el registro de facturación de anulación: NIF del emisor + Número de factura y serie + Fecha de expedición de la factura + Huella del registro de facturación anterior + Fecha, hora y huso horario de generación del registro.
-Para el registro de evento: Identificador del productor del sistema informático + Identificador del sistema informático + Versión del sistema informático + Número de instalación del sistema informático + NIF del obligado a emisión + Tipo de evento + Huella del registro de evento anterior + Fecha, hora y huso horario de generación del registro.
Para el cálculo de la huella o «hash» se usarán el algoritmo y codificación indicados en el documento técnico que se publicará en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Declaración responsable de los sistemas informáticos
La persona o entidad productora del sistema informático deberá certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el art. 29.2.j) Ley 58/2003 (LGT) -que garantiza la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación-, así como con los requisitos establecidos reglamentariamente y las especificaciones que se acaban de analizar.
Así, la declaración responsable comenzará con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN» y, a continuación, deberá contener, al menos, la siguiente información: Nombre del sistema informático al que se refiere, su código de identificación y la versión a la que se refiere la declaración + Componentes, hardware y software, de que consta + Indicación de si solo puede funcionar exclusivamente como «VERI*FACTU» + Indicación de si puede ser usado por varios obligados tributarios o por un mismo usuario para dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios + Tipos de firma utilizados para firmar los registros de facturación y de evento en el caso de que el sistema informático a que se refiere la declaración responsable no sea utilizado como «VERI*FACTU» + identificación de la persona o razón social de la entidad productora del sistema informático + identificación de la persona o entidad productora del sistema informático (NIF o similar y dirección postal) + indicación de que el sistema informático, en la versión indicada, cumple con lo dispuesto en el art. 29.2.j) LGT + Fecha y lugar.
La declaración responsable deberá encontrarse disponible de manera legible e individualizada dentro del propio sistema informático al que se refiere; y deberá ponerse a disposición del comercializador y del cliente, tanto en el momento de su adquisición como posteriormente.
Características de la remisión por parte de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU»
La Orden prevé que los sistemas informáticos «VERI*FACTU» deberán implementar un mecanismo de control de flujo basado en el tiempo de espera entre envíos, que tomará inicialmente el valor de 60 segundos, y el número máximo de registros admitidos en cada envío.
El funcionamiento será el siguiente:
-El sistema informático realiza el envío del primer conjunto de registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
-La Agencia Estatal de Administración Tributaria devolverá, entre otros datos, un valor actualizado del parámetro de tiempo de espera «t» entre envíos.
-Para poder realizar el siguiente envío, el sistema informático deberá esperar a que transcurran «t» segundos desde el anterior envío o deberá esperar a tener acumulados un número de registros de facturación igual al límite establecido en el diseño de registro para cada envío, la circunstancia que ocurra primero.
-El sistema informático realiza un nuevo envío cumpliendo con lo que se acaba de señalar, pudiendo recibir en la respuesta una nueva actualización del valor del parámetro «t».
Los ficheros remitidos a la Agencia Estatal de Administración Tributaria serán sometidos a diversas validaciones de calidad: si la respuesta de la Agencia Estatal de Administración Tributaria es afirmativa, no implica que los registros de facturación remitidos sean completamente válidos, ni impide posteriores validaciones por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria; si la remisión es rechazada por no cumplir las validaciones establecidas, se informará del código de error que motiva el rechazo.
Si se produjera alguna incidencia técnica que impidiera la remisión voluntaria de los registros de facturación en estas condiciones, el sistema informático deberá reintentar periódicamente, al menos una vez cada hora, el envío de los registros de facturación pendientes de remitir, respetando su orden temporal. La incidencia deberá quedar informada en el sistema y a disposición de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por si la requiriere.
Un sistema informático podrá iniciar en cualquier momento su funcionamiento como «VERI*FACTU» -ese funcionamiento es, por tanto, voluntario-, si bien su funcionamiento como «VERI*FACTU» deberá mantenerse siempre al menos hasta el final del último año en que haya funcionado como tal, es decir, hasta el 31 de diciembre de dicho año.
La forma de renunciar a que el sistema informático funcione como «VERI*FACTU» será cumplimentando el campo previsto a tal efecto en los mensajes de remisión de registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, donde se indicará la última fecha en la que funcionará como «VERI*FACTU», lo que deberá tener lugar antes del final del año natural en el que se quiera hacer efectiva la renuncia.
Elementos adicionales a incluir en las facturas: código «QR» y mención a la expedición conforme a los «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU»
Una factura, tanto si está impresa en soporte papel como si se trata de la imagen de la misma en soporte digital, incluirá estos elementos, según el caso.
El código «QR» deberá tener un tamaño entre 30×30 y 40×40 milímetros y seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004. Para su generación del código «QR» se empleará el nivel M (medio) de corrección de errores.
En la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se publicarán la ubicación y presentación del mismo dentro de la factura, pudiéndose completar con otras características a cumplir.
El contenido del código «QR» será el siguiente:
-«URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, del cual se informará en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
-La información de la factura que formará parte de la «URL» será la siguiente: NIF del obligado a expedir la factura + Número de serie y número de la factura expedida + Fecha de expedición de la factura + Importe total de la factura.
Especificaciones técnicas complementarias: la AEAT desarrollará
Dado su marcado carácter técnico, la Agencia Estatal de Administración Tributaria queda habilitada para que, dentro del margen de las especificaciones contenidas en esta Orden y sin modificarlas, publique en su sede electrónica los detalles técnicos necesarios para completarlas a fin de poder llevar a cabo su implementación.
En especial, esas especificaciones especialmente necesarias en relación con los servicios de remisión voluntaria de registros de facturación y sus validaciones, el algoritmo de cálculo de la huella y la política de firma electrónica, así como con ciertas características del código «QR» y de su «URL».
Calendario
Los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos de facturación deberán tenerlos adaptados a estas características y requisitos antes del 1 de julio de 2025.-téngase en cuenta que este plazo ha sido posteriormente ampliado. Ver segundo comentario relacionado-.
Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente estas características y requisitos en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial -29 de octubre de 2024- (adviértase el desfase). No obstante, los sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido de las especificaciones con anterioridad al 1 de julio de 2025.
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Departamento de Documentación de Garrido