Sensu contrario, sólo las facturas manuscritas quedan fuera del Reglamento VERI*FACTU
En la consulta que analizamos en esta ocasión se planteaba como pregunta si la utilización de un procesador de textos, una hoja de cálculo o una base de datos que permiten generar facturas en PDF para ser firmadas electrónicamente con posterioridad obliga a someterse a las nuevas normas de facturación electrónica al considerarse que con ello se está empleando un sistema de facturación electrónica.
En particular se preguntaba a la Dirección General de Tributos si las facturas emitidas mediante el uso de este tipo de utilidades informáticas obligaría a cumplir con las obligaciones introducidas en el ordenamiento jurídico tributario por el Real Decreto 1007/2023 (Rgto que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación) -ver primer comentario relacionado-.
Recuerda el órgano consultivo en su respuesta que, conforme a la norma reglamentaria, se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
-Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
-Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
-Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, si en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático, previa remisión de la información al mismo.
Pues bien, esos sistemas informáticos y su utilización se regirán tanto por lo dispuesto en el citado Reglamento -y por las disposiciones de carácter complementario dictadas en su desarrollo-, como por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
¿Qué sistemas informáticos se pueden emplear para realizar la facturación electrónica?
Según especifica la norma reglamentaria -art. 7-, los obligados pueden utilizar una de las dos opciones siguientes:
-Un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 58/2003 (LGT) y en el citado Reglamento.
-La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.
De ello puede deducirse -señala la DGT- que, solo en el caso de que el obligado tributario no utilice ningún sistema informático de facturación para la expedición de sus facturas y dicha expedición se haga de manera manual, no resulta vinculado por las disposiciones indicadas en el Reglamento, como sucede en el caso de las facturas manuscritas.
Por el contrario, si utiliza hojas de cálculo, bases de datos o procesadores no puede concluirse que no resulte obligado por el Reglamento, puesto que dichas hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede implicar su consideración como sistemas informáticos de facturación en los términos que se acaban de resumir y que se extraen de la propia norma reglamentaria.
Debe tenerse en consideración que esta consulta se evacuó mientras se estaban tramitando normas que afectan de manera sustancial a la facturación electrónica, entre ellas las que tienen que ver con su calendario de implantación en sede de los obligados tributarios que resultan afectados -ver segundo comentario relacionado– que, por ahora ha quedado establecido del siguiente modo:
-Respecto de los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades -salvo entidades exentas, o las parcialmente exentas por las rentas que no están sometidas a tributación-, se amplía el plazo inicialmente previsto para cumplir con sus obligaciones en materia de facturación electrónica -1 de julio de 2025- hasta el 1 de enero de 2026.
-Para el resto de los obligados tributarios el plazo límite para su aplicación se establece en el 1 de julio de 2026.
-Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos deberán ofrecer sus productos adaptados al Reglamento en el plazo de los nueve meses siguientes a la entrada en vigor de la Orden que aprobó las especificaciones técnicas que debían tener los programas informáticos que soporten los procesos de facturación –28 de julio de 2025 (se mantiene el plazo inicialmente previsto)-.
-Este mismo plazo, 28 de julio de 2025, será también de aplicación en relación con los sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados con anterioridad.
[Consulta DGT, de 3 de febrero de 2025, consulta n.º V0073/2025]
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Departamento de Documentación de Garrido