La DGT responde a varios interrogantes relativos a los sistemas y programas informáticos que soportan la facturación, en especial relativos a la adaptación de los programas existentes
Como bien es sabido, la Ley 11/2021 (Medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal) introdujo en la Ley General Tributaria una nueva obligación que afectaba a los productores, comercializadores y usuarios de programas o sistemas informáticos o electrónicos que soportan determinados procesos o sistemas de los obligados tributarios que desarrollan actividades económicas: el contable, el de facturación y el de gestión.
La nueva obligación consistía, básicamente, en que dichos programas o sistemas debían garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
La finalidad última de lo dispuesto en el nuevo art. 29.2.j) que se introducía en la LGT era impedir o dificultar la producción, comercialización, uso o simple tenencia de programas y sistemas informáticos que permitan la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación y de gestión.
La obligación vino acompañada del establecimiento de una nueva infracción tributaria derivada de la fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable, que se estableció en el art. 201 bis LGT.
Con posterioridad, se han establecido reglamentariamente las especificaciones técnicas que deben reunir los sistemas y programas de facturación (el único proceso cuya regulación ha sido desarrollada), así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad -RD 1007/2023 (RSIF) y Orden HAC/1177/2024-.
La consulta que comentamos en esta ocasión viene a resolver varias cuestiones que plantea la situación, en especial a falta de la finalización de ese desarrollo reglamentario necesario para que los programas de facturación puedan ser definitivamente diseñados, con la sombra de que el calendario de implantación de la obligación de facturación electrónica obligatoria nos sitúa frente a fechas de aplicación inminente. A recordar,
-Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades -salvo entidades exentas, o las parcialmente exentas por las rentas que no están sometidas a tributación- deberán cumplir con sus obligaciones en materia de facturación electrónica a partir del 1 de enero de 2026.
-El resto de los obligados tributarios deberán hacerlo el 1 de julio de 2026.
-Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos deben ofrecer sus productos adaptados en el plazo de los nueve meses siguientes a la entrada en vigor de la Orden que aprobó las especificaciones técnicas que debían tener los programas informáticos que soporten los procesos de facturación. Es decir, debían estarlo el 28 de julio de 2025.
-Este mismo plazo, 28 de julio de 2025, es el que también ha resultado de aplicación en relación con los sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados con anterioridad.
Veamos lo que la Dirección General de Tributos señala al respecto de los siguientes interrogantes:
Una hoja de cálculo ¿es un programa o sistema informático de facturación?
Se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones -art. 1.2 RSIF-:
-Admitir la entrada de información relativa a la facturación por cualquier método.
-Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior desde el mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
-Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, ya sea en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático, previa remisión de la información al mismo.
Así las cosas, que un programa concreto así como cualquier combinación de hardware y software que sean constitutivos de un sistema informático a estos efectos, estará supeditado a la posibilidad de realizar esas acciones. Se trata ésta de una cuestión de hecho que deberá ser probada por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.
La respuesta a la pregunta lanzada por el contribuyente, por tanto, no es expresa, si bien debe tenerse en cuenta lo señalado con anterioridad en consultas como la de 3 de febrero de 2025 -ver comentario relacionado-, en la que señalaba que la utilización de hojas de cálculo, bases de datos o procesadores no excluye la obligación, puesto que dichas hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede implicar su consideración como sistemas informáticos de facturación.
Futuro de los programas de los que se disponía con anterioridad al desarrollo reglamentario
El pasado 11 de octubre de 2021 fue la fecha de entrada en vigor de la nueva obligación, que también lo fue a efectos sancionadores, de tal modo que deberá tenerse en cuenta que, desde esa fecha, constituye infracción tributaria:
-La fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas, cuando permitan llevar contabilidades distintas, permitan no reflejar la anotación de transacciones realizadas, permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas, permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable, que no cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, o que no se certifiquen cuando se esté obligado a ello -en estos dos últimos casos, debe tenerse en cuenta que el desarrollo reglamentario de las especificaciones técnicas y certificaciones a que se refieren, y el diferimiento en su aplicación (nueve meses desde la publicación de la Orden de desarrollo de los requisitos técnicos de los programas de facturación), sitúa en el 29 de julio de 2025 la fecha en que esas infracciones pudieron ser efectivamente aplicadas-.
-La tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a esos parámetros, cuando los mismos no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo, o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
Por su parte, los usuarios deberán tener sus sistemas informáticos de facturación adaptados a la normativa, antes de 1 de enero de 2026 o del 1 de julio de 2026, tal y como hemos comentado -ver calendario de implantación de la facturación electrónica obligatoria-.
Finalmente, los sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados con carácter previo a la aprobación del desarrollo reglamentario deberán estar adaptados al contenido del reglamento, respectivamente, con anterioridad a las fechas señaladas; es decir, antes del 1 de enero de 2026 para las entidades sometidas al IS y antes del 1 de julio de 2026 para los restantes obligados tributarios.
¿Es posible la modificación o supresión de registros o anotaciones en los programas o sistemas informáticos siempre y cuando quede registro y trazabilidad de ellos?
Cualquier funcionalidad o mecanismo del sistema informático contable, de facturación o de gestión de que se trate, que permita alterar los registros de las operaciones sin que quede constancia de ello mediante la debida anotación en el sistema mismo, supondría un incumplimiento de la obligación formal establecida en el art. 29.2.j) LGT.
Por tanto, y en sentido contrario, podrán llevarse a cabo las modificaciones o supresiones de registros o anotaciones que sean necesarias en los programas o sistemas informáticos para su correcta utilización, siempre y cuando quede el debido registro y trazabilidad de los mismos, cumpliendo el resto de los requisitos reglamentariamente señalados.
Y es que, el sistema informático deberá garantizar:
-La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.
-La trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último.
En definitiva, en el caso concreto de los sistemas informáticos de facturación, cualquier modificación y supresión de los datos registrados tendrá que realizarse, en su caso, en el marco de las obligaciones y los procedimientos regulados en el RSIF y la Orden de desarrollo que venimos desarrollando.
Datos que debe incluir la trazabilidad de los programas de facturación y visibilidad: ¿desde el propio programa o mediante exportación en el momento de la inspección?
En lo que tiene que ver con la trazabilidad de los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación, la Dirección General de Tributos se remite a lo señalado en el art. 8.2 RSIF, y en el art. 7 de su Orden de desarrollo.
Por lo que se refiere a la trazabilidad en cualquier otro ámbito de los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos contables o de gestión, distintos de la facturación, no habiendo desarrollo reglamentario que regule una forma específica de asegurar la trazabilidad de tales los registros, esta deberá someterse a las prácticas que sean comunes en la auditoría informática, evitándose, por tanto, prácticas que supongan en general la ocultación de los registros anulados, omitidos o alterados.
[Consulta DGT, de 20 de mayo de 2025, consulta n.º V08502025]
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Departamento de Documentación de Garrido