Requisitos y problemáticas que plantea la nueva regulación del trabajo a distancia recogida en el Proyecto de Ley aprobado por el Congreso de los Diputados y enviado al Senado para la finalización de su tramitación parlamentaria
Desde el inicio de la pandemia ocasionada por la COVID-19, casi todos nos vimos en obligación de trabajar desde nuestras viviendas, ya fuera durante toda o parte de nuestra jornada laboral.
En algunas ocasiones, las empresas estaban tecnológicamente preparadas para que sus empleados pudieran realizar su trabajo bajo esta modalidad, pero otras muchas tuvieron que adaptarse a un nuevo modo de trabajar que se les impuso sorpresivamente, obligándoles a celebrar más reuniones mediante videollamada, e incluso conllevando en algunos casos un uso abusivo del teléfono, del correo electrónico y, en general, de los medios tecnológicos.
Pues bien, a pesar de que actualmente la mayor parte de las plantillas de las empresas se han incorporado total o parcialmente al trabajo presencial en su centro de trabajo, hay muchos empleados que descubrieron una forma de trabajar más flexible, que permite una mayor conciliación de la vida profesional con la personal y familiar; y muchas compañías, que comprobaron que estos empleados no habían tenido una merma en su productividad, no pondrían obstáculo a que la modalidad de trabajo a distancia continuara a largo plazo.
El trabajo a distancia se define básicamente por tener dos particularidades, una de ellas es que se realiza “en remoto” y la otra que goza de cierta “flexibilidad” para el trabajador, lo que supone para las compañías ciertos problemas al tener que contemplar y regular la prestación del servicio en todo lo relacionado con los medios tecnológicos utilizados, los gastos ocasionados al empleado, la prevención de riesgos laborales en el domicilio, obligación de registro de jornada diaria, derecho a la desconexión digital, protección de datos, seguridad de la información… así como la posibilidad de que el empleado sufra de la denominada fatiga informática, mayor aislamiento laboral y falta de identidad corporativa.
Analizado el Proyecto de Ley de trabajo a distancia, con lo primero que nos encontramos es con la obligación -para todas las empresas que tengan trabajadores que realicen al menos un 30% de su jornada desde su domicilio o en otro lugar elegido por el trabajador (en un período de referencia de tres meses)- de formalizar con cada uno de los empleados que lo realicen un acuerdo por escrito que solo será válido si contempla una regulación específica sobre todas y cada de las materias que se exponen a continuación:
–Equipos: El acuerdo debe incluir el inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia, incluidos los consumibles y elementos muebles, así como indicar la vida útil de los mismos y el período máximo para su renovación.
Lógicamente estos medios, equipos y herramientas deben de ser entregados por la empresa al trabajador; sin embargo, no se termina de especificar a qué se refiere cuando habla de “elementos muebles” -lógicamente el empleado va a necesitar una mesa y una silla para trabajar pero se desconoce el alcance de la expresión-.
–Gastos: Se deben enumerar todos los gastos que pudiera tener el trabajador junto con la forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa.
Debemos de entender gastos tales como la electricidad, el teléfono e internet, pero podríamos llegar a pensar incluso en la parte proporcional del alquiler de la vivienda u otros suministros como agua y residuos.
–Horario de trabajo: La fijación del horario y las reglas de disponibilidad son un requisito indispensable, pero tiene en contra la flexibilidad, la conciliación del trabajo con la vida personal y familiar, así como la obligación del registro de jornada con todas las entradas y salidas a la actividad profesional y los medios técnicos necesarios para su registro con validez legal.
–Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia: En muchas ocasiones entrañará cierta dificultad por estar directamente vinculado con las necesidades imprevisibles de la actividad profesional.
–Centro de trabajo y lugar de trabajo a distancia: Habrá que ver qué burocracia supondrá esto en el caso de una empresa que tenga empleados trabajando en distintas provincias de la geografía española donde la empresa no tenga un centro de trabajo, ya que la Seguridad social podría exigir que el alta del empleado y las cotizaciones se realicen en un código de cuenta de cotización (CCC) de la provincia donde se realice la mayor parte del trabajo, y la autoridad laboral podría exigir que la empresa realice la comunicación de apertura de un nuevo centro de trabajo indicando como dirección de dicho centro de trabajo el propio domicilio del empleado, que será el que se considere a efecto de notificaciones. Además, hay que tomar en consideración las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales, que exigirán la elaboración de la evaluación de riesgos que el trabajador tiene en su propio domicilio.
–Reversibilidad: En todo caso, la situación del trabajador a distancia será reversible y el acuerdo deberá estipular todo lo relativo a los plazos y condiciones para dicha reversibilidad.
–Control empresarial: Indudablemente, la empresa deberá tener un control de la actividad realizada por el empleado, pero dicho control no puede ir en contra de su derecho de protección de datos, de intimidad, etc., no todo vale.
–Asistencia técnica: La empresa debe proporcionar al empleado la asistencia técnica que precise para superar las dificultades técnicas que le impidan el normal desarrollo de su trabajo. Se debe establecer un procedimiento a estos efectos.
–Protección de datos y seguridad de la información: Se deben incluir también en el acuerdo aquellas instrucciones o procedimientos de actuación para garantizar la protección de datos del empleado y de los datos de la empresa y de sus clientes, así como garantizar la seguridad de la información. En tanto en cuanto el control de la red no lo tenga la empresa al 100%, se tiene una mayor exposición a ciberataques y la empresa tendría que asumir importantes sanciones en caso de producirse una brecha de seguridad. En muchos casos será difícil garantizar el secreto de las comunicaciones cuando el empleado tenga que tratar cuestiones de alta confidencialidad y en el domicilio se encuentre la familia o empleado del hogar del empleado.
–Duración: El acuerdo se podrá concertar por un período determinado de tiempo o bien por tiempo indefinido.
Como consecuencia de todo lo indicado, la empresa se verá obligada no solo a la elaboración y firma del acuerdo del teletrabajo, sino a la elaboración de diversos procedimientos internos e instrucciones en materias tales como el control de los equipos y comunicaciones realizadas, asistencia técnica, protección de datos y seguridad de la información, desconexión digital, tiempo de trabajo y registro de jornada diario, entre otros, además de proporcionar los equipos, herramientas y medios necesarios al trabajador y abonarle los gastos ocasionados que se cuantifiquen.
De conformidad con el Proyecto de ley, pendiente de aprobación por el Senado y publicación en el Boletín Oficial del Estado, las compañías tendrán la obligación de formalizar estos acuerdos de trabajo a distancia en el plazo máximo de tres meses desde su entrada en vigor, teniendo la consideración de infracción grave su no formalización, con sanciones que podrían ir desde los 626 hasta los 6.250 euros por cada acuerdo no realizado y hasta un máximo de 983.736 euros por posibles incumplimientos en materia de prevención de riesgos laborales, sin tener en cuenta las posibles sanciones derivadas de la vulneración de los derechos de protección de datos de carácter personal o por producirse una brecha de seguridad.
Tan pronto se publique esta nueva norma comprobaremos si finalmente el trabajo a distancia ha llegado para quedarse, tal y como se vaticinaba al principio de la pandemia, o si bien las empresas obligarán a todos sus empleados a volver a los centros de trabajo a tiempo completo por considerar que el trabajo a distancia conllevará unos pocos beneficios para los empleados que lo disfruten y mayores riesgos para las compañías que lo establezcan.
