Esta es una de las cuestiones que muchas organizaciones y empleadores con más de 49 y menos de 249 empleados deben estar preguntándose hoy sobre su Sistema Interno de Información: ¿actualizamos la Política del Canal de Comunicación o creamos una nueva Política del Sistema Interno de Información?.
La respuesta es sencilla. Debemos tener implantado un Sistema de Gestión de Riesgos Penales, que permita la revisión periódica del mismo (al menos una vez al año) y que permita la acomodación de la normativa interna de Compliance, a las últimas modificaciones legislativas.
Sin embargo, aquellas Administraciones, empresas del sector privado u organizaciones con 250 trabajadores o más, deberán tener todo listo el próximo 13 de junio de 2023.
Hoy vamos a hablar del diseño de uno de los documentos esenciales que deben estar estructurados e implantados para entonces: la Política del Sistema Interno de Información.
Pues bien, tanto si vamos a actualizar la Política anterior, como si vamos a empezar de cero, tener en cuenta los siguientes puntos, nos ayudará mucho en la tarea:
-Reflejar en la política el número de trabajadores con los que cuenta la organización; este dato ayudará a cumplir con los requisitos de la Ley de Protección al Informante.
-Determinar el alcance de la misma, asegurándose de incluir a todos los miembros de la organización, incluido el personal dependiente, autónomos, socios, directivos, partícipes, miembros del consejo, a proveedores; autónomos, contratas, subcontratas, a candidatos y personas en situación precontractual e incluso exempleados.
-Establecer varios canales de comunicación, al menos uno de tipo verbal y otro escrito, que puede ser: correo postal, electrónico, un portal en internet, un buzón de voz o una persona o despacho, con quien poder concertar una reunión presencial, sobre las que se deberá recoger evidencia, incluso mediante sistema de grabación, respetando los derechos de protección de datos de carácter personal de la persona informante.
-Son recomendaciones deseables no limitar, en principio, el contenido de las comunicaciones; derivar aquellas que no correspondan al Sistema Interno de Información al departamento correspondiente para su tramitación; contestar las dudas; aprovechar la vía de comunicación abierta para reforzar la formación y poder usar como ejemplo las dudas planteadas en acciones de formación anonimizando el destinatario…
-Mejor que limitar, es informar sobre el objetivo del Sistema Interno de Información, que no es otro que recibir cualquier información sobre infracciones del Derecho de la Unión, delitos o infracciones administrativas graves o muy graves, y también en materia de salud e higiene en el trabajo.
-Hay que mantener abierto el Sistema Interno de Información a la recepción y tramitación de comunicaciones anónimas.
-Es recomendable emplear una terminología adecuada; la Ley 2/2023 (Ley de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción) cambia incluso la que utilizó la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo que transpone, lo que abre la posibilidad emplear indistintamente una u otra:
-La persona denunciante, pasa a llamarse persona informante.
-La denuncia es la comunicación de información.
-El denunciado, es la persona afectada por la información comunicada.
-El Responsable del Sistema de Comunicación, es la persona encargada de la gestión y tramitación de las comunicaciones de información.
-El Sistema de Información Interno, es el conjunto de canales de comunicación de una organización que garantiza la comunicación por diferentes medios y cuyos integrantes deben guardar absoluta reserva de la información que manejen, pues es una falta muy grave, la revelación de dicha información.
-No hay que olvidar los derechos y garantías que asisten a los usuarios del Sistema Interno de Información, tanto a la persona informante (cuya principal garantía es la de “no represalia”, su derecho a ser asistido por un abogado o por el representante de los trabajadores y a ser informada del proceso de investigación), como a la persona afectada por la información comunicada (cuyas garantías fundamentales son el derecho a la presunción de inocencia, a la imagen, a ser informado sucintamente de la información comunicada que le afecte y a conocer el estado del procedimiento).
-Establecer detalladamente el procedimiento para interponer, recibir, acusar recibo y gestionar las comunicaciones recibidas, así como el proceso de análisis previo y de investigación que se seguirá con cada una de ellas, respetando siempre los plazos legalmente establecidos. Algunos de estos procesos se pueden diseñar en documentos específicos, independientes, para evitar una excesiva extensión de la Política.
-Garantizar que se va a dar una respuesta a las comunicaciones y a realizar un seguimiento a las decisiones adoptadas es lo que la Ley persigue. Por eso, nombrar un comité que gestione las investigaciones y pueda asumir el deber de dar esa respuesta y realizar el seguimiento a las medidas adoptadas, es clave.
Todos estos tips puedan ayudar a orientar las necesidades de la Política del Sistema Interno de Información. Sin embargo, el diseño de la Política es mucho más extenso y requiere de un análisis jurídico más profundo, para el que acompañarse de un buen equipo profesional es pieza fundamental.
Departamento de Corporate Compliance de Garrido