Como venía anunciándose desde hace meses, uno de los objetivos clave a los que se dirige nuestra Administración de Justicia es, indiscutiblemente, su digitalización. Pues bien, la gran reforma que nos situará ante una nueva manera de prestar el servicio público de justicia ha dado su primer paso con la aprobación del RDL 6/2023, de 19 de diciembre.
Uno de los objetivos clave a los que se dirige nuestra Administración de Justicia es, indiscutiblemente, el de su digitalización.
Hacia ella viene dirigida la política interna del Ministerio de Justicia como atestiguan numerosas comunicaciones publicadas recientemente y que, precisamente, viene a materializar la norma que comentamos en esta ocasión.
Pues bien, para que la digitalización sea posible, en primer lugar, las Administraciones públicas con competencia en medios materiales y personales de la Administración de Justicia, deben garantizar una adecuada prestación del servicio público a través de medios digitales, y hacerlo de tal manera que este se preste de una manera equivalente e interoperable en todo el territorio del Estado.
Sin bien esto es necesario como objetivo general, respecto de las siguientes cuestiones viene establecido con carácter obligatorio:
-La itineración de expedientes electrónicos y la transmisión de documentos electrónicos entre los órganos judiciales y la fiscalía.
-La conservación y acceso a largo plazo de los expedientes y documentos electrónicos.
-La presentación de escritos y comunicaciones dirigidas a los órganos judiciales y oficinas fiscales a través de un registro común para toda la Administración de Justicia, de manera complementaria e interoperable con los registros judiciales electrónicos que correspondan las diferentes oficinas judiciales.
-Un Punto de Acceso General de la Administración de Justicia.
-Un sistema personalizado de acceso a los distintos servicios, procedimientos e informaciones accesibles de la Administración de Justicia que afecten a los ciudadanos cuando sean parte o interesados legítimos y directos en un procedimiento o actuación judicial.
-Un registro común de datos que facilite el contacto electrónico de ciudadanos y profesionales.
-El acceso por parte de los profesionales a través de un punto común a todos los actos de comunicación de los que sean destinatarios.
-El Tablón Edictal Judicial Único.
– Un registro interoperable en el que conste el personal al servicio de la Administración de Justicia que haya sido habilitado para la realización de determinados trámites o actuaciones en ella.
-El Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales.
-La posible textualización de actuaciones orales registradas en soporte apto para la grabación y reproducción del sonido y la imagen.
-La identificación y firma de los intervinientes en actuaciones no presenciales.
-Las comunicaciones electrónicas transfronterizas relativas a actuaciones de cooperación jurídica internacional, a través de un nodo común que asegure el cumplimiento de los requisitos de interoperabilidad que se hayan convenido en el marco de la Unión Europea o, en su caso, de la normativa convencional de aplicación.
-La identificación y firma no criptográfica en las actuaciones y procedimientos judiciales llevados a cabo por videoconferencia, y en los servicios y actuaciones no presenciales.
También se establece en la norma, un catálogo de derechos a favor de los ciudadanos en relación con la utilización de los medios electrónicos en la actividad judicial. En particular, entre otros, se establece su derecho:
-A un servicio público de Justicia prestado por medios digitales.
-A la igualdad en el acceso electrónico a los servicios de la Administración de Justicia.
-A un servicio personalizado de acceso a procedimientos, informaciones y servicios accesibles de la Administración de Justicia en los que sean partes o interesados legítimos.
-A conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean parte procesal o interesados legítimos.
-A acceder y obtener copia del expediente judicial electrónico y de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de parte o acrediten interés legítimo y directo.
-A la conservación por la Administración de Justicia en formato electrónico de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.
-A la protección de datos de carácter personal y, en particular, a la seguridad y confidencialidad de los datos que sean objeto de tratamiento por la Administración de Justicia.
Asimismo, los profesionales que intervienen en la Administración de Justicia tienen su propio catálogo de derechos:
-Derecho a relacionarse con la misma a través de medios electrónicos.
-A acceder y conocer por medios electrónicos el estado de la tramitación de los procedimientos en los que, según conste en el procedimiento judicial, ostenten la representación procesal o asuman la defensa jurídica de parte personada o que haya acreditado interés legítimo y directo.
-A acceder y obtener copia del expediente judicial electrónico y de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que ostenten esa participación.
-A acceder en formato electrónico a los documentos conservados por la Administración de Justicia que formen parte de un expediente, según la normativa vigente en materia de archivos judiciales.
-A la garantía de la seguridad y confidencialidad y disponibilidad en el tratamiento de los datos personales realizado por la Administración de Justicia que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de la Administración de Justicia.
-A que los sistemas de información de la Administración de Justicia posibiliten y favorezcan la desconexión digital, de manera que permita la conciliación de la vida laboral, personal y familiar de los y las profesionales que se relacionen con la Administración de Justicia.
Los profesionales que participan en la Administración de Justicia tienen el deber de utilizar los medios electrónicos, las aplicaciones o los sistemas establecidos por las administraciones competentes en materia de Justicia.
Las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran la autenticación de la Administración de Justicia o de los ciudadanos y profesionales por medios electrónicos se realizarán a través de la sede judicial electrónica, que deberá crear cada Administración pública competente en materia de justicia a través de la correspondiente dirección electrónica .A esos servicios se podrá acceder desde la Carpeta Justicia.
También hay que tener en cuenta que el papel que el Punto de Acceso General de la Administración de Justicia desarrollará en la nueva Administración judicial digitalizada. Se trata de un portal orientado a los ciudadanos, que contará con su propia sede electrónica y que, como mínimo, contendrá la Carpeta Justicia y el directorio de las sedes judiciales electrónicas que faciliten el acceso a los servicios, procedimientos e informaciones accesibles correspondientes a la Administración de Justicia, al Consejo General del Poder Judicial, a la Fiscalía General del Estado y a los organismos públicos vinculados o dependientes de la misma, así como a las administraciones con competencias en materia de Justicia.
Estará gestionado por el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes y, a través de él, se ofrecerá al ciudadano, al menos, un servicio de consulta de expedientes en los que figure como parte en procedimientos judiciales, y en todo caso la posibilidad de conocer y acceder a recibir las notificaciones de todos los órganos judiciales.
Finalmente, la Carpeta Justicia es un servicio personalizado, que facilitará el acceso a los servicios, procedimientos e informaciones accesibles de la Administración de Justicia que afecten a los ciudadanos cuando sean parte o justifiquen un interés legítimo y directo en un procedimiento o actuación judicial. Dicho servicio podrá ofrecerse a través de un sistema común, a través de las respectivas sedes judiciales electrónicas de cada uno de los territorios, o a través de ambos sistemas. Será gestionada por el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, para asegurar la completa y exacta incorporación de la información y accesos publicados en ella.
La tramitación electrónica de los procedimientos judiciales
Tras la entrada en vigor de la norma, la presentación de escritos y documentos, los actos de comunicación, la consulta de expedientes judiciales o de su estado de tramitación, cualesquiera otras actuaciones y todos los servicios prestados por la Administración de Justicia se llevarán a cabo por medios electrónicos.
Quedan exceptuadas las personas físicas que no actúen representadas por Procurador, que podrán elegir, en todo momento, si se comunican con la Administración de Justicia a través de medios electrónicos o no, salvo en aquellos supuestos en los que expresamente estén obligadas a relacionarse a través de tales medios.
En particular, el inicio del procedimiento judicial se realizará por medios electrónicos cuando el ciudadano está obligado a disponer de representación procesal o asistencia letrada. En caso contrario, deberán ponerse a su disposición, en la sede judicial electrónica, los correspondientes modelos o impresos normalizados, que se digitalizarán de inmediato, una vez presentados.
A partir de ahí, la gestión electrónica de los procedimientos judiciales respetará el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas procesales.
En particular, la remisión de expedientes administrativos por las distintas Administraciones públicas, se realizará a través de herramientas de remisión telemática.
Tendrá la consideración de documento judicial electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, que haya sido generada, recibida o incorporada al expediente judicial electrónico por la Administración de Justicia en el ejercicio de sus funciones, con arreglo a las leyes procesales.
Cuando un documento no pueda digitalizarse debido a razones históricas, de protección del patrimonio u otras razones, o cuando su conservación así lo aconseje, se presentará en el formato original y se conservará por la oficina judicial en la forma que establezca la ley. Si ello tuviera lugar, se dejará constancia en el expediente judicial electrónico, por diligencia del letrado o letrada de la Administración de Justicia, de la existencia de documentos en formato no electrónico.
El expediente judicial electrónico es el conjunto ordenado de datos, documentos, trámites y actuaciones electrónicas, así como de grabaciones audiovisuales, correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contengan y el formato en el que se hayan generado, del que se podrá obtener copia por quienes tengan ese derecho reconocido en las normas procesales.
Las comunicaciones en el ámbito de la Administración de Justicia se practicarán por medios electrónicos, salvo que las personas no obligadas a relacionarse con la Administración de Justicia por medios electrónicos elijan no hacer uso de estos medios.
Los actos de comunicación -notificaciones, citaciones, requerimientos, mandamientos y oficios- que se lleven a cabo por medios electrónicos se podrán practicar mediante comparecencia en la Carpeta Justicia o en la correspondiente sede judicial electrónica.
No obstante, las Administraciones competentes en materia de justicia garantizarán la existencia de un Punto Común de Actos de Comunicación, señala la norma, en el que los y las profesionales puedan acceder a todos los actos de comunicación de los que sean destinatarios, cualquiera que sea órgano judicial, oficina judicial u oficina fiscal que los haya emitido.
También en materia de comunicaciones es preciso destacar que la publicación de resoluciones y actos de comunicación que por disposición legal deban fijarse en tablón de anuncios, así como la publicación de los actos de comunicación procesal que deban ser objeto de inserción en el «Boletín Oficial del Estado» o en el Boletín o Diario Oficial de la Comunidad Autónoma o de la provincia respectiva, serán sustituidas en todos los órdenes jurisdiccionales por su publicación en el Tablón Edictal Judicial Único, que será gestionado por el propio Boletín Oficial de Estado.
En otro orden de cosas, las oficinas judiciales con funciones de registro y reparto dispondrán de los medios electrónicos adecuados para la recepción y registro de escritos y documentos, traslado de copias, realización de actos de comunicación y expedición de resguardos electrónicos a través de medios de transmisión seguros, entre los que se incluirán los sistemas de firma y sellado de tiempo basados en certificados electrónicos cualificados. En esos registros judiciales electrónicos únicamente se admitirán escritos y documentos dirigidos a los órganos judiciales, oficinas judiciales y oficinas fiscales adscritos al registro judicial electrónico de que se trate.
Los registros electrónicos permitirán la presentación de escritos, documentos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas. No obstante, la presentación por medios electrónicos, en un día inhábil a efectos procesales conforme a la ley, se entenderá realizada en la primera hora hábil del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. Por todo lo demás, los registros electrónicos se regirán, a efectos de cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede judicial electrónica de acceso.
Además de los registros judiciales electrónico, el Registro Electrónico Común de la Administración de Justicia posibilitará la presentación de escritos y comunicaciones dirigidas a la Administración de Justicia y a los órganos y oficinas judiciales, fiscalías y oficinas fiscales, de manera complementaria e interoperable con los registros existentes en las Administraciones con competencia de Justicia.
El Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes gestionará un Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales en el que deberán inscribirse los apoderamientos otorgados presencial o electrónicamente por quien ostente la condición de interesado o interesada en un procedimiento judicial a favor de su representante, para actuar en su nombre ante la Administración de Justicia.
Las Administraciones públicas con competencias en materias de Administración de Justicia dispondrán de un sistema de archivo judicial electrónico que asegurará el acceso y la conservación a largo plazo de los expedientes y documentos judiciales electrónicos.
Los documentos en soporte no electrónico que se encuentren en los tribunales, oficinas judiciales y oficinas fiscales y de los que se haya obtenido una copia electrónica auténtica para su registro e incorporación al correspondiente expediente judicial electrónico, podrán ser devueltos a la parte o interesado que los aportó o, en su caso, destruidos, de conformidad con los requisitos que se establezcan normativamente.
Todos ellos son elementos necesarios para la puesta en marcha y funcionamiento de un nuevo concepto de Administración de Justicia, adecuado al desarrollo tecnológico del siglo XXI y a la necesidad de disponer de una Administración eficiente en la prestación del servicio público de justicia.
Finalmente, se modifican a través de la norma las principales leyes procesales con objeto de adaptarlas a las normas de digitalización de la Administración de justicia, introduciendo también en ellas mejoras dirigidas a conseguir la propia eficiencia procesal -agilización de procedimientos-.
[Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, por el que se aprueban medidas urgentes para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia en materia de servicio público de justicia, función pública, régimen local y mecenazgo (BOE de 20 de diciembre de 2023)]
Departamento de Documentación de Garrido